Memorias completas · Módulo 1

01Las dos llaves del módulo

02Los diez contenidos del Módulo 1

03Sus prompts, listos para copiar

Eres [rol: analista contable de un distribuidor mayorista].

[Tarea: concilia el extracto bancario con el libro auxiliar del mes].

Contexto: [qué archivos te adjunto, de qué periodo, para quién es el resultado].

Entrégalo así: [formato: una tabla con fecha, valor, referencia y estado].

No inventes: si un dato no está en los archivos, escribe NO ESTÁ. Si las dos fuentes se contradicen, escribe CONTRADICCIÓN y cita las dos.

Concilia estos dos archivos.

Trabajo en contabilidad de un distribuidor mayorista. Te adjunto el extracto bancario de agosto de 2026 y el libro auxiliar de bancos del mismo mes (datos ficticios). Haz la conciliación bancaria así: 1) cruza cada movimiento del extracto con el auxiliar por fecha, valor y referencia; 2) dame una tabla con las partidas que NO cruzaron: en qué archivo están, fecha, valor y tipo (cheque pendiente de cobro, consignación en tránsito, cargo del banco no registrado, error de registro o posible duplicado); 3) arma la conciliación ajustando los dos lados hasta un mismo saldo conciliado: parte del saldo del extracto y parte del saldo en libros, y muéstrame los dos caminos; 4) no inventes partidas: si algo no lo puedes explicar, escribe SIN EXPLICAR. Muestra cada suma.

Revisa tu conciliación: ¿la diferencia final da cero? Muéstrame la suma paso a paso. Y para cada partida dime en qué movimiento exacto la encontraste (fecha y comprobante).

Redacta el correo al Banco Cóndor pidiendo el soporte de la comisión y del IVA cobrados el 31 de agosto. Corto, formal, con asunto, y sin el número de cuenta completo.

Propón las notas de contabilidad para ajustar los libros: los cargos del banco, el pago duplicado y la diferencia en el pago al proveedor P-305. Solo la propuesta: la aprueba el contador.

¿Cuál es la base mínima de retención en la fuente por compras en Colombia y cuánto es en pesos?

Busca en fuentes oficiales (dian.gov.co) y en publicaciones de 2026: ¿cuál es hoy la base mínima de retención en la fuente por compras en Colombia, en UVT y en pesos con la UVT de 2026? Dame la norma, la fecha desde la que rige y los enlaces. Si hubo cambios durante 2025 o 2026, explícalos en orden. No calcules con una UVT que no hayas verificado.

¿Cuál es el valor de la UVT para 2026 y qué resolución de la DIAN lo fijó? Dame el enlace del documento oficial.

Resume en cinco líneas para el jefe de contabilidad qué cambió en las bases de retención en 2026 y qué debemos revisar en las retenciones de agosto. Separa lo confirmado en fuente oficial de lo que no pudiste confirmar.

Te adjunto un requerimiento de la revisoría fiscal (ficticio). Hazme una tabla con cada numeral: qué piden, qué área lo responde (Tesorería, Contabilidad, Cartera o Contraloría), qué soportes hay que reunir y la fecha límite. Si algo del documento no cuadra o está desactualizado, márcalo aparte y explica por qué.

Redacta la carta de respuesta: formal, numerada igual que el requerimiento y con la lista de anexos. Donde falte información escribe [PENDIENTE] en lugar de inventarla.

Te adjunto el estado de resultados de agosto (ficticio). Antes de escribir, recalcula cada subtotal y dime si alguno no cuadra. Después escribe un resumen ejecutivo de cinco líneas para la gerencia: resultado contra presupuesto y contra julio, en millones y en porcentaje.

Separa lo que el resumen afirma con base en las cifras de lo que es interpretación. Y dime qué pregunta haría la gerencia que todavía no podemos responder.

Tengo dos hojas en Excel en español: Auxiliar, con los pagos en la columna F, y Extracto, con los pagos en la columna C. Dame una fórmula para la columna H del Auxiliar que diga CRUZA si el valor de F está en el extracto y NO CRUZA si no está. Explícame cada parte en una línea.

Ahora dame una fórmula para la columna I que diga DUPLICADO cuando el mismo valor y el mismo tercero aparezcan más de una vez en el Auxiliar.

Explícame en cinco pasos cómo hago una tabla dinámica que resuma los pagos de agosto por tercero.

Explícame paso a paso, para alguien que nunca lo ha hecho, cómo subo este archivo a OneDrive, lo abro en Excel para la web y lo comparto con un compañero para editarlo al tiempo sin mandarlo por correo. Y qué cuidado debo tener con el enlace que comparto.

Te adjunto el procedimiento PR-TES-004 (ficticio). Conviértelo en un diagrama de flujo en código Mermaid (flowchart TD): cada actividad con su número y su responsable, rombos para las decisiones y flechas con Sí y No. Devuélveme solo el código.

Revisa el procedimiento como lo haría un auditor del SIG: ¿hay actividades sin responsable, formatos que no coinciden con los registros, decisiones sin salida o ciclos sin límite? Dame una tabla con el hallazgo, la actividad y la corrección sugerida.

04El ejercicio en frío

Los archivos de las demostraciones

Los mismos que se usaron en la sala. Descárguelos en el formato que prefiera.

Parte A · La conciliación que no cuadra

1. Abra la herramienta y adjunte el extracto y el auxiliar de agosto.
2. Péguele el prompt B de la sección 03, el de «pedirla bien». Trae los campos y la regla de no inventar.
3. No le crea todavía. Péguele el prompt C: «revisa tu conciliación, ¿la diferencia final da cero?, muéstrame la suma paso a paso, y para cada partida dime en qué movimiento exacto la viste».
4. Cace las seis diferencias. Están escondidas a propósito. Tres pistas: hay un pago duplicado con la misma referencia; hay una cifra con dos dígitos cambiados de lugar; y hay cargos del banco que no están en libros.
5. Cierre el ejercicio con el prompt D: el correo al banco pidiendo el soporte, sin el número de cuenta completo.

Parte B · Del procedimiento al diagrama

1. Adjunte el procedimiento PR-TES-004 y péguele el prompt A de la demostración 6: conviértelo en un diagrama de flujo en código Mermaid.
2. Pegue el código en mermaid.live ↗: el diagrama aparece solo, sin instalar nada. Si lo quiere editar con el mouse: app.diagrams.net ↗ → Organizar → Insertar → Mermaid.
3. Revíselo como auditor con el prompt C: ¿hay actividades sin responsable?, ¿formatos que no coinciden con los del procedimiento?, ¿pasos que el texto nombra y el diagrama no?
4. Repítalo con un procedimiento suyo del sistema de gestión, siempre que no tenga nombres de personas.

Si la parte A no sale, vuelva a la escena 3 del recorrido narrado: son treinta y cuatro segundos y explica exactamente esa maniobra.

05Las herramientas, y para qué sirve cada una

La regla de siempre, antes de subir cualquier archivo: si identifica a una persona o a una cuenta, no sube. Con la cuenta tapada y los terceros cambiados por Tercero 1 y Tercero 2, sí.

06Los casos que ustedes trajeron

Conciliar y cruzar · 14 casos

• Conciliar el extracto bancario del mes contra el libro auxiliar.
• Conciliar una cuenta contable específica con su auxiliar.
• Conciliar bancos contra la aplicación contable.
• Conciliar la cartera de un cliente cuando su información no coincide con la nuestra.
• Validar los informes del banco contra el recaudo diario.
• Organizar el reporte de bancos para poder conciliarlo.
• Cruzar los pagos recibidos contra las facturas correspondientes.
• Cruzar tres bases de datos y ver qué cambió realmente.
• Validar tablas de Excel contra los documentos de respaldo.
• Cruzar operaciones entre compañías vinculadas.
• Aplicar pagos a las facturas, en línea y sin rehacer el trabajo.
• Circularizar clientes de forma masiva.
• Enviar soportes de pago de forma masiva.
• Leer un extracto y redactar con él un correo difícil.

Informes e indicadores · 5 casos

• Consolidar informes de cartera de varias fuentes.
• Un seguimiento de vencimientos: pólizas, contratos, servicios y facturas importantes.
• Armar el informe de indicadores del área.
• Un tablero de evolución de cartera que se actualice en línea.
• Un informe de clientes pendientes por consulta anual, para que no se venza ninguno.

Legalizaciones, formatos y vinculación · 5 casos

• Registrar legalizaciones y validar los informes que las soportan.
• Reducir el tiempo de respuesta de las legalizaciones.
• Diligenciar los formatos de vinculación de clientes.
• Diligenciar formularios de proveedores y actualizaciones de datos.
• Armar la hoja de trabajo de impuestos.

Automatizar lo que hoy es manual · 6 casos

• Automatizar procesos repetitivos dentro de Excel.
• Retomar una automatización de Excel ya empezada.
• Automatizar el archivo manual del costeo.
• Automatizar correos y la agrupación de bases de datos.
• Que un rechazo en un flujo de aprobación dispare solo la solicitud de corrección.
• Aplicar pagos en línea sobre la cartera, sin doble digitación.

Auditoría, riesgo y cierre · 7 casos

• Responder a una auditoría comparando la base del área con lo que pide el auditor.
• Preparar el cruce de información para los estados financieros.
• Revisar que los documentos del cierre estén completos.
• Cerrar una cuenta contable con soportes de terceros.
• Hacer el análisis de crédito de un cliente con varias fuentes externas.
• Revisar un cálculo de liquidación periódica antes de aprobarlo.
• Preparar el material de un proceso interno del área.

El detalle uno por uno, tal como lo escribieron, se entrega aparte a la dirección del área: aquí no va, porque este enlace se reenvía.

07Qué viene